5 dicas para otimizar a administração de escritórios de engenharia

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Cuidar da administração de escritórios de arquitetura e engenharia pode ser um desafio para os profissionais da área. Por mais simples que pareça, a gestão financeira adequada envolve processos com os quais muitas pessoas não estão familiarizadas. É preciso pagar contas, elaborar orçamentos e acompanhar todos os investimentos do escritório para evitar imprevistos.

Ainda que você tenha uma boa noção de procedimentos administrativos, saiba que sempre dá para aprimorar alguma atividade e otimizar os resultados. Que tal começar? Fique conosco e saiba como atingir esse objetivo!

1. Conheça todas as despesas

Um escritório de sucesso se mantém com engenheiros e arquitetos que sabem como andam as economias do negócio. Portanto, é fundamental monitorar todas as despesas geradas ao longo de cada mês, incluindo as fixas e variáveis. Ter conhecimento dos gastos permitirá fazer um comparativo com os valores recebidos para descobrir o lucro real em diferentes períodos.

2. Faça o fluxo de caixa com dados atualizados

Um ótimo instrumento para facilitar o acompanhamento das despesas é o fluxo de caixa. Ele funciona como um registro de todas as entradas e saídas de dinheiro e pode ser feito em intervalos específicos. O ideal é anotar os gastos e recebimentos semanalmente para criar o hábito e não perder dados importantes.

Hoje, muitos profissionais investem em tecnologia para facilitar esse processo, seja com planilhas eletrônicas ou com softwares de gestão. Você pode escolher alguma dessas ferramentas e começar a registrar as movimentações financeiras do escritório.

Inclua na lista as despesas fixas (conta de luz, água, internet etc.), variáveis (compra de material, mobiliário etc.) e os valores recebidos. Só tome cuidado com as previsões de receita, ou seja, montantes que ainda serão pagos pelos clientes. Eles não devem ser contabilizados como dinheiro garantido até que realmente cheguem ao caixa.

3. Separe as contas pessoais das empresariais

Esse cuidado é básico para uma administração de escritórios de arquitetura e engenharia bem-sucedida. Ainda assim, é comum encontrar profissionais que misturam o dinheiro e utilizam-no em diferentes situações. O problema dessa atitude está na falta de controle, pois, ao tirar e depositar quantias aleatórias no caixa da empresa, você perde a noção do lucro e do montante que deveria ficar disponível para novos investimentos.

Para evitar prejuízos, procure separar as contas pessoais das empresariais. É possível, inclusive, providenciar um cartão de crédito corporativo para movimentar apenas as finanças do escritório. Dessa forma, você evita confusões em relação aos valores e até possíveis desentendimentos com sócios/parceiros de trabalho.

4. Planeje e corte gastos desnecessários

Essa tarefa pode otimizar seus ganhos e valorizar o esforço dedicado a cada projeto, além de manter seu fluxo de caixa sempre positivo. Embora seja difícil acreditar, é possível ser mais produtivo com poucos recursos. Isso significa que dá para cortar gastos sem prejudicar o desempenho dos processos realizados em seu escritório.

Para começar, avalie as despesas geradas e reflita sobre cada uma. Todas são realmente necessárias? Há maneiras de reduzir o consumo de alguns produtos/materiais na empresa? Existem itens que podem ser substituídos? Responder a esses questionamentos é uma boa forma de identificar gastos dispensáveis que não farão falta em seu dia a dia.

5. Trabalhe com metas alcançáveis

Metas são importantes incentivos para você buscar o melhor em cada trabalho. A vantagem é que também podem ser aplicadas na parte financeira dos negócios, com objetivos específicos — aumentar o percentual de lucro, reduzir gastos, adquirir novos equipamentos ou ferramentas para o escritório etc.

Com um plano em mente, você passa a ter foco para conquistar coisas boas e melhorar a gestão da empresa. Para isso, é importante que as metas sejam alcançáveis, ou seja, possíveis de atingir no período determinado. Dessa forma, o ânimo permanece e você se motiva a estabelecer novas metas assim que as primeiras forem batidas.

Aplicados juntos, esses passos contribuirão para a correta administração de escritórios de arquitetura e engenharia. Use-os para continuar crescendo, buscar novas oportunidades e desenvolver projetos arquitetônicos de qualidade.

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